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QUELLE: http://www.praevention.at

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Leitfaden für kommunale Präventionsprojekte

Rahmenbedingungen:

  • Durchschnittliche Projektdauer: 3 Jahre (von Auftragsklärung bis Projektabschluss)
  • Projektkosten: Für die Unterstützung und fachliche Begleitung durch das Institut Suchtprävention fallen der Gemeinde keine Kosten an. Alle anderen innerhalb des Projektes anfallenden Kosten, wie z.B. die Durchführung einer Medienkampagne oder eines Aktionstages sind von der Gemeinde zu tragen.

Welche Aufgaben übernimmt das Institut Suchtprävention?

Das Institut Suchtprävention ist für die Projektkonzeption verantwortlich und leistet über die gesamte Dauer des Projektes die fachliche Begleitung:

 

  • Durchführung der Bedarfserhebung und Präsentation der Ergebnisse
  • Unterstützung beim Aufbau der Projektsteuerungsgruppe
  • Schulung des Projektteams 
  • Moderation des Startprozesses: Von der Bedarfserhebung bis zur Zieldefinition
  • Beratung der Projektleitung und fachliche Begleitung während des Projekts  
  • Bereitstellung von Angeboten, z.B. Schulungen, Vorträge, Infomaterial


Welche Aufgaben übernimmt die Gemeinde?

 

  • Beschlussfassung für die Durchführung eines Präventionsprojektes
  • Projektfinanzierung
  • Unterstützung des Projektes in der Öffentlichkeit
  • Bereitstellen der Infrastruktur für die Projektsitzungen
  • Unterstützung der Projektleitung in sämtlichen Projektphasen
  • Einsetzen der Projektleitung

Die Projektleitung übernimmt die klassischen Projektmanagementaufgaben wie Projektsteuerung, Führung der Projektsteuergruppe, Projektdokumentation etc.

 

Startphase - Auftragsklärung und Beschlussfassung

 

  • Erstgespräch: Ein Gemeindebeauftragter bzw. der Bürgermeister kontaktiert das Institut Suchtprävention. Im Rahmen eines Erstgespräches werden die Motive und Handlungsabsichten erläutert sowie gemeinsam mit dem Institut die Rahmenbedingungen und Zuständigkeiten einer Kooperation abgeklärt.
  • Beschlussfassung: Der Gemeinderat stimmt über das Projekt ab. Bei positivem Ergebnis setzt der Gemeinderat eine Projektleitung ein und erteilt ihr einen Auftrag zur Durchführung des Projektes und beschließt ein Projektbudget.
  • Bedarfserhebung: Die Gemeinde unterstützt das Institut Suchtprävention bei der Erhebung projektrelevanter Daten. Sie lädt u.a. zu einer repräsentativen Gesprächsrunde ein.
  • Präsentation: Das Institut Suchtprävention präsentiert dem Auftraggeber und projektrelevanten Schlüsselpersonen die Ergebnisse der Bedarfserhebung und berät hinsichtlich der weiteren Vorgangsweise.

Planungsphase

 

  • Die Projektleitung stellt die Projektsteuerungsgruppe zusammen. Die Gruppe soll politisch ausgewogen sein. Ihre Vertreter sollen einen Bezug zur Projektthematik haben und auf das Projekt einen positiven Einfluss ausüben können.
  • Das Institut Suchtprävention schult die Projektsteuerungsgruppe zu den Grundlagen der Suchtprävention und des Projektmanagements.
  • Die Projektsteuerungsgruppe stellt eine tragfähige Projektstruktur auf die Beine und klärt die Zuständigkeiten innerhalb des Projektes (Projektplanung, Kommunikation, Dokumentation, Controlling).
  • Definition der Projektziele auf Basis der Bedarfserhebung
  • Projektplanung: Die Zielgruppen und Inhalte der Aktionen sowie die Programme des Präventionsprojektes werden festgelegt. Nach Bedarf und Ausrichtung des Projektes können von der Projektsteuerungsgruppe Arbeitsgruppen installiert werden, die zu bestimmten Projektschwerpunkten (z.B. Schule, Jugend, Öffentlichkeitsarbeit) aktiv werden.

    Diese Arbeitsgruppen müssen in der Organisationsstruktur sichtbar gemacht werden – in der Regel durch die Teilnahme eines Mitglieds bei Sitzungen der Projektsteuerungsgruppe.
  • Budgetplanung, Ablauf- und Zeitplanung, Projektdokumentation und Controlling


Die Planungsergebnisse werden dem Gemeinderat präsentiert und von diesem angenommen bzw. korrigiert.

 

Projektumsetzung

  • Planung und Durchführung der einzelnen Projektaktivitäten. Das Projektteam trifft sich alle 4–8Wochen und koordiniert die Einzelaktivitäten.  
  • Arbeitsgruppenleiter und Projektleiter sorgen dafür, dass in den jeweiligen Gremien effizient geplant, moderiert und dokumentiert wird und dass der Kommunikationsfluss gewährleistet ist.
  • Die laufende Information des Gemeinderats erfolgt durch die Projektleitung.


Transparenz auf politischer Ebene begünstigt die personelle und finanzielle Ausstattung des Projekts und erleichtert eventuell notwendige Korrekturen.

 

Projektevaluation und Projektabschluss

 

  • Planungs- und Prozessevaluation: Im Laufe des Projektes bewährt es sich zwischenzeitlich Halt zu machen und zu reflektieren, ob sich das Projekt in die gewünschte Richtung entwickelt oder ob es stärkerer Korrekturen bedarf.
  • Ergebnisevaluation: Eine intern oder extern durchgeführte Evaluation überprüft, ob mit den durchgeführten Maßnahmen die definierten Ziele erreicht werden konnten.
  • Erstellen einer Abschlussdokumentation durch die Projektleitung
  • Abschluss des Projekts durch einen feierlichen Akt inklusive Ausblick. Das Anliegen der Suchtprävention im kommunalen Kontext ist, für Kontinuität und Nachhaltigkeit zu sorgen. Daher geht es wesentlich darum, die Projekterfahrungen langfristig nutzbar zu machen und strukturell in der Gemeinde zu verankern.