Seit Mitte März hat die Coronakrise weitreichende Auswirkungen auf unser Leben, vor allem auch auf das Arbeitsleben. Viele Beschäftigte haben sich von einem Tag auf den anderen im Homeoffice wiedergefunden. Dieser Form der Arbeit hat gewiss Vorteile, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich. Nach dreieinhalb Wochen ist es Zeit, ein kurzes Resümee zu ziehen und einige praxiserprobte Dos und Don’ts zum Homeoffice zu präsentieren, damit wir gut, aber vor allem gesund und suchtfrei durch die Krise kommen:
- Die eigene Einstellung:
Auch wenn die Entscheidung zum Homeoffice nicht selbst gewählt ist, Sie lieber an Ihren Arbeitsplatz gehen würden und Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen vermissen – je früher Sie die neue Situation innerlich akzeptieren und annehmen können, desto weniger Energie geht für inneren Widerstand verloren.
Gestalten Sie Ihren Tagesbeginn so, als ob Sie an Ihren Arbeitsplatz gehen würden. Stehen Sie zur gleichen Zeit auf, ziehen Sie sich für die Arbeit an und entwickeln Sie schnell Rituale und gleichbleibende Abläufe, wie Sie in die Arbeit einsteigen. Wenn möglich, gestalten Sie sich einen Arbeitsplatz, der Ihrem ursprünglichen Arbeitsplatz ähnelt und wo Sie möglichst ungestört arbeiten können.
Legen Sie mit Ihren KollegInnen und Vorgesetzten Zeiten fest, an denen Sie auf jeden Fall erreichbar sind und welchen Spielraum Sie haben, die restliche Arbeitszeit zu absolvieren. Achten Sie aber auch darauf, dass Sie fixe Zeitpunkte festlegen, an denen Sie Ihre Tagesarbeit beenden, denn Arbeit zu Hause birgt die Gefahr, ständig in der Arbeit zu sein!
Kommunikation:
Legen Sie zusammen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen und der Führung fest, welche Kommunikationskanäle Sie für welche Inhalte nutzen wollen, z. B. was wird über Videokonferenz, was über Zweiergespräche und was über E-mail kommuniziert bzw. welche Tools benötigen Sie, wenn es um die aktive Zusammenarbeit geht, z. B. online an gemeinsamen Dokumenten oder Projekten zu arbeiten.Legen Sie gemeinsam mit Ihrer Führung Ihre Aufgaben und Ziele fest und in welcher Form Sie Unterstützung, Kommunikation und Kontakt brauchen. Gestalten Sie die Kommunikationsstruktur aktiv mit und achten Sie darauf, dass Sie die notwendige Klarheit in Ihren Arbeitsaufträgen aber auch ausreichend Freiraum für Eigeninitiative haben.
Da im Homeoffice viele Zwischendurch-Gespräche mit KollegInnen und Vorgesetzten wegfallen, ist es besonders wichtig, dass Sie viel kommunizieren, bei Unklarheiten Selbstverantwortung übernehmen und wenn nötig viel nachfragen. Achten Sie aber darauf, dass Sie dies so gezielt wie möglich machen und Unbeteiligte möglichst wenig mit irrelevanten Nachrichten bombardieren.
Eine wöchentliche Metakommunikation im Team, wie zusammengearbeitet wurde, was gut funktioniert hat und wo noch Verbesserungsbedarf besteht, kann eine wesentliche Hilfe sein, die Zusammenarbeit zufriedenstellender und effizienter zu gestalten. Bringen Sie sich aktiv ein, wenn Sie Verbesserungsvorschläge haben!
Soziale Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen:
Was sich durch Homeoffice schlagartig ändert, sind die sozialen Kontakte und zwischenmenschlichen Beziehungen zu den Kolleginnen und Kollegen. Der kurze persönliche Austausch in der Kaffeepause, das Zwischendurch-Gespräch am Gang, das nicht selten neue Ideen und Lösungen für berufliche Probleme mit sich bringt, oder die gemeinsam verbrachte Mittagspause fallen schlagartig weg und werden auch vermisst.
Umso wichtiger ist es, sich digitale Möglichkeiten zu schaffen, in denen persönlicher und zwischenmenschlicher Kontakt gelebt werden kann. Viele Online-Tools bieten die Möglichkeit von Chatfunktionen an (MS Teams, Skype,…), private Handynummern können ausgetauscht und WhatsApp-Gruppen unter KollegInnen gebildet werden, in denen man auch mal eine private Info, Aufmunterung, Witziges oder Fotos posten kann. Bewährt haben sich auch fix in den Tagesablauf verankerte Termine, wie z. B. die virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen über ein Konferenztool (z. B. Skype, MS Teams, Zoom), an denen sich alle KollegInnen beteiligen können. Dies eröffnet einen Raum, in dem sich die KollegInnen freiwillig und ungezwungen treffen können, sich über die Videofunktion sehen, Einblick in ihren privaten Arbeitsplatz geben, sich ihr Mittagsessen zeigen, plaudern….
Wichtig ist, dass klar vereinbart wird, dass in diesen Treffen nicht über Berufliches gesprochen wird und es kann auch vorteilhaft sein, wenn dieser Raum nur von Mitarbeitern genutzt wird und sich Vorgesetzte mit anderen Vorgesetzten einen eigenen virtuellen Austauschraum schaffen.Technik:
Erfolgt der Umstieg auf Homeoffice kurzfristig und unvorhersehbar, wie jetzt in der Coronakrise, hat die Schaffung der technischen Voraussetzungen (Laptop, Headset, stabile Internetverbindung, VPN-Zugang zum Firmenserver,…) zuerst oberste Priorität. Sind diese Voraussetzung erstmals geschaffen, geht es darum, sich mit den für Kommunikation und Zusammenarbeit notwendigen Tools vertraut zu machen. Für gemeinsame Meetings gibt es eine Vielzahl von Videokonferenztools (MS Teams, Skype, Zoom, Jitsi,…), für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder Projekten sind Anwendungen wie z. B. OneDrive, Google Drive, Trello, Teamviewer hilfreiche Tools.Sind Ihnen diese Anwendungen noch nicht oder wenig vertraut, dann achten Sie darauf möglichst wenig Energie in Widerstand zu vergeuden. Nutzen Sie die Chance, Neues zu lernen und zeigen Sie Eigeninitiative. Für viele Programme und Anwendungen gibt es hilfreiche und nützliche Einführungsvideos im Internet. Fragen Sie nach, welche Unterstützung von Seiten Ihres Unternehmens in Anspruch genommen werden kann, z. B. Einschulungen, Webinare,…
Bilden Sie Austauschgruppen unter den KollegInnen, in denen Fragen gestellt und voneinander gelernt werden kann und stellen Sie ihr Wissen anderen zur Verfügung. Es kann Spaß machen und sehr motivierend sein, gemeinsam Neuland zu betreten und sich weiterzuentwickeln.
Foto:pixabay / Rolf Hassel